Conservazione Sostitutiva: commodity per la digitalizzazione dei processi
Molte aziende rimangono ancorate alla dematerializzazione tramite servizi di conservazione sostitutiva, malgrado le opportunità offerte dalla digitalizzazione dei processi.
Verso la digitalizzazione
La digitalizzazione di un processo è un approccio antagonista alla sua dematerializzazione ed è più complesso e pervasivo da implementare. Un’informazione, un documento o un evento aziendale possono essere rilevati e riprodotti con molteplici tecnologie e metodologie da selezionare in funzione della finalità organizzative e strategiche programmate.
Al giorno d’oggi la digitalizzazione dei processi aziendali incontra vari ostacoli:
- il basso livello di sviluppo di interfacce di integrazione dei software;
- la stratificazione di normative;
- la dispersione di competenze regolamentari tra enti;
- la moltitudine di imprese troppo piccole per investire proficuamente sull'ambito;
- la dimensione settoriale di standard e protocolli tecnici;
- la scarsa diffusione e/o la poca conoscenza delle nuove tecnologie;
- la resistenza al cambiamento.
Come si posiziona la conservazione sostitutiva?
Per conservazione sostitutiva si intende una procedura mirata ad equiparare la validità di un documento elettronico a quella dell’originale cartaceo. La sua funzione è conferire validità legale e/o fiscale a file quali i libri sociali, i registri contabili e fiscali.
A tale scopo, un ente certificato esegue la conservazione secondo parametri stabiliti dalla legge italiana e dalle normative specifiche.
Si riducono, così, i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione documentale e si abbattono le tempistiche per la ricerca e la consultazione dei file. Inoltre, il responsabile della conservazione può sollevare le imprese dalle spese di gestione e di formazione del personale.
In estrema sintesi, la conservazione sostitutiva è una commodity secondaria rispetto alla digitalizzazione del processo, che ha il compito di ricevere o generare il documento digitale, veicolarlo all'interno dell’organizzazione, tracciarne i passaggi e le integrazioni durante l’iter documentale, fino alla definitiva messa in conservazione.
Un esempio pratico di digitalizzazione di processo è l’avvento della fatturazione elettronica.
La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
La fattura cartacea è stata sostituita da quella elettronica, che viene emessa, trasmessa (in Italia all’Agenzia delle Entrate) ed al committente, e archiviata in formato digitale.
All'interno di un sistema di conservazione sostitutiva il documento originale va sottoscritto con firma digitale e attestato con marca temporale (timestamp) per certificarne orario e data.
Il procedimento di conservazione sostitutiva rende il file non deteriorabile nel tempo e garantisce la relativa integrità e autenticità. Nello specifico, il processo dipende sia dalla cosiddetta bit preservation, ovvero la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, sia dalla logical preservation, intesa come la possibilità di comprendere e utilizzare in futuro le informazioni contenute nel documento.
Infine, un altro esempio di digitalizzazione di processo è il Bollo “assolto in modo virtuale”.
Anche questo rappresenta la conversione di un processo tradizionale verso uno completamente digitale: acquisto e applicazione del bollo in fattura sono sostituiti da una rilevazione contabile dei documenti e dei versamenti dovuti sulla base delle informazioni contenute nella fattura elettronica stessa.
Per maggiori informazioni, stay tuned!