Notifiche di scarto: come muoversi?

Come comportarsi in caso di fatture elettroniche scartate dal Sistema di Interscambio (SdI). Di seguito, ipotesi di notifiche di scarto e soluzioni per adempiere secondo la compliance normativa richiesta.

Quando l’emittente invia una fattura elettronica ed il Sistema di Interscambio (SdI) la approva, il documento si considera regolarmente emesso e depositato nel cassetto fiscale del cedente e del committente. Per consegnare la fattura al cliente il “postino” identifica recapito telematico, Codice Destinatario o PEC, su cui cerca di inoltrare i file corrispondenti.

Viceversa, in caso di verifica del file fattura con esito negativo, le notifiche di scarto vengono trasmesse alla PEC o al canale telematico (FTP o Web Service) da cui il Sistema di Interscambio (SdI) ha ricevuto il documento elettronico entro massimo cinque giorni.

La normativa dichiara

Gli aspetti considerati in fase di verifica sono molteplici:

• Nomenclatura e unicità del file trasmesso per intercettare ed evitare l’invio di un documento già trasmesso con la stessa denominazione e gli stessi dati (identificativo cedente/prestatore, anno della data fattura e numero fattura) o con caratteri non conformi.
• Dimensioni del file al fine di garantire che la fattura non ecceda i limiti ammessi dal canale di trasmissione.
• Integrità del documento per verificare che il file non sia stato modificato dopo l’apposizione della firma.
• Autenticità del certificato di firma che non deve risultare scaduto, revocato, sospeso o accreditato da una Certification Authority non affidabile.
• Conformità del formato fattura al fine di assicurare che il contenuto sia rappresentato secondo quanto stabilito dalle specifiche tecniche.
• Coerenza sul contenuto degli elementi informativi, fra cui i dati ritenuta, l’ID fiscale IVA, l’imposta o il prezzo totale.
• Validità del contenuto della fattura per effettuare il corretto inoltro del file al destinatario o per prevenire liste di dati errati e/o non elaborabili.

A questo punto, è necessario analizzare le statistiche in Italia in merito a fatture inviate e notifiche di scarto.

Nel Bel Paese

L’analisi di AssoSoftware, l'associazione nazionale facente parte di Confindustria, che raggruppa le principali aziende dell'Information Technology, ha elencato il numero di fatture inviate in formato elettronico da gennaio a novembre del 2019 (nello specifico fino al 27/11/2019).

Tra le variabili di riferimento c’è il canale di trasmissione utilizzato dal cedente-fornitore, anche se ciascun file può contenere lotti di fatture destinate allo stesso cliente.

I dati emersi dalla ricerca sono:

• Portale “Fatture e corrispettivi” (browser web, app e stand-alone): 11.085.525 file inviati; 870.004 file scartati; scarto del 7,85%;
• PEC: 42.355.550 file inviati; 3.367.173 file scartati; scarto del 7,95%;
• Web Service: 794.650.924 file inviati; 24.533.959 file scartati; scarto del 3,09%;
• Sftp: 995.991.859 file inviati; 16.904.525 file scartati; scarto del 1,70%;
• Porta di dominio (solo PA): 606.893 file inviati; 22.859 file scartati; scarto del 3,77%.

Il totale ammonta a 1.844.690.751 file inviati e 45.698.520 file scartati con una percentuale di notifiche di scarto inviate del 2,48%.

A tal proposito, un aspetto monitorato anche dall'Agenzia delle Entrate (AdE) è la percentuale di scarto. Per esempio, nel mese di gennaio 2019 siamo arrivati al 5%; per poi arrivare al 3,98% di febbraio; 2,80% di marzo; 2,15% di aprile; 2,11% di maggio e 1,80% di giugno. Da luglio la percentuale è salita all’1,88% e al 2,63% nel mese di agosto per modifiche ai controlli tra il codice fiscale e la partita IVA introdotte dal Sistema di Interscambio (SdI). A settembre siamo arrivati al 2,11% e a ottobre al 1,98%.

Dunque, quali sono gli errori più comuni?

Ipotesi di scarto

Tra gli errori più comuni evidenziati dal Sistema di Interscambio (SdI) segnaliamo i seguenti casi:

1. Numero documento
Il Sistema di Interscambio (SdI) riceve la fattura con un numero documento uguale a quello di un altro file già inviato e accettato nel corso dell'anno. La notifica di scarto riporta la motivazione "documento duplicato", salvo i casi previsti dall'Art. 73 del dPR 633/72.

2. Codice fiscale e partita IVA
Tra i dati obbligatori richiesti ci sono la partita IVA e il codice fiscale. Un errore frequente è la mancata verifica dell’esistenza e dell’operatività degli stessi, così come della coerenza tra i dati anagrafici. La soluzione è effettuare un controllo alla banca dati dell’anagrafe Tributaria prima di effettuare la trasmissione.

3. File non conforme al formato
Le fatture elettroniche vengono scartate a causa della notifica "File non conforme al formato". In tal caso, è molto probabile che nei dati trasmessi siano presenti caratteri speciali non ammessi. Il caso più significativo è il simbolo dell'euro "€".

4. Codice destinatario
L'utilizzo di un codice destinatario errato o inesistente non consente l'emissione del documento. Di conseguenza, una volta rilevato l'errore si aggiorna il codice e si ripete l'invio.

5. Importo della fattura
Talvolta le procedure di generazione dei file XML per lo SdI risentono di errori di calcolo o di estrazione dei dati dai sistemi gestionali. Può capitare, quindi, che lo scarto riguardi la congruenza degli importi in fattura.

In particolar modo, due sono le casistiche principali:

• una differenza superiore al centesimo di Euro tra l’importo di riga rispetto al prezzo moltiplicato la quantità; soprattutto nei casi di prezzi con 5 decimali, quantità molto alte o presenza di sconti in percentuale.
• una differenza tra gli imponibili di riga ed il corrispondente imponibile nei dati riepilogo.

Per maggiori approfondimenti sulla fatturazione elettronica e le notifiche di scarto, stay tuned!